「仕組み」仕事術
 | 最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術 (2008/03/03) 泉 正人 商品詳細を見る |
少しでも、今の仕事を効率よくこなせないかの疑問は常に持ち続けている。自分の仕事がパターンに落とし込むことでのメリットは多々あるので、この「仕組み」という言葉に惹かれて購入。
前半で仕組み化するメリットを挙げてくれている。「才能に頼らない」「意志の力に頼らない」「記憶より記録」など黄金ルールとして挙げてくれているものは、仕組化だけではなく、仕事をする上で覚えておきたいルールだ。中盤以降は具体的に、筆者がどのようにして仕組化をおこなっていっているかの実例を挙げてくれている。筆者が提案している「チェックシート」も自分にあてはめてみると、チェックシートを作ることで、仕事は効率化できると改めて感じた。一月に一度ぐらいチェックシートの過不足を考える日をまずは設けることにします。「PCを利用してのTODOの管理」を提案していますが、自分的にはいつでもどこでもすぐに見れることを優先したいので、現状は紙のポストイットを利用しています。ただルーチンワークについてはPCで管理するほうがメリットありそうと感じました。PCだとすぐに見れない可能性があるのが痛いなぁ。「メールの使い方」は非常に参考になりました。また、メールからPCのスケジュールへの展開も具体的な提案してくれているのでおもしろかったです。
仕事が多くて忙しいと感じていて、少しでも効率よくできないかと思っている人は一読をお勧めします。自分の仕事の「仕組み」を考えなおすチャンスになるかもしれません。
■ブログ書く際に参照にさせていただいたサイト
マインドマップ的読書感想文
読書I/O日記
●佐倉ごるふの『パーフェクトストーム 2008』(2004/10/8-)
←押していただけるとやる気が出たりする勝手な人です「仕組み」仕事術
仕組み化
目的
誰でもできるようにする
あらしい仕事を行う時間を
ルーチンワークの時間を短く
自分の仕事を部下に引き継ぐ
会社の成長へ
とは
誰がどこでやっても同じ結果の出せるシステム
単調な作業の連続から次のステップを目指す
仕事は
作業系
実務作業
ルーチンワーク
単純作業
会議の準備など
考える系
新しくものを作る
プロジェクト系
知的作業
作業系には仕組みが作れる
同じことの繰り返しは脳へ負担が少ない
考える系をするためにも、作業系を楽に■
優秀な人に考える時間を与えることは有益
やってみると
ルーティンワークを固める
時間があく
仕事を時間を減らすことで自分への投資ができる
忙しい≠なにもできない
ではない
社内
上司
部下が働きやすい仕組み
環境を作る
部下
上司の仕組みをまねする
知識ではなく知恵■
脳の整理を目標とした■
失敗に対する仕組み
トラブルの発生前にできるだけ回避できる仕組み
早く発見できる仕組み
素早く反応できる仕組み
目的
個人の能力に頼らない
仕組みが使える仕組み
常に最新の状態に
仕事を仕組化することが上司の仕事
黄金ルール
才能に頼らない
誰でもできるように
意志の力に頼らない
気分や意志とは別にもつ
記憶力に頼らない
記憶より記録
チェックシート
流れ作業で時系列に
こつ
題名、TODO名、詳細を準備
担当者も記載して印刷時に利用できるように
詳細の粒度
手を止めずに作業ができるぐらい細かく
具体的に何をする必要があるのかまで記載
手順も細かく
判断を入れない
２度目からはアルバイトでもできるぐらいまで
エクセルで日付、開始時間を記載して
各詳細に時間がUpdateされるように
ポイント
最初の一回目に作る
二回目以降はアップデートを重ねる
月１回、週一回などは
メンテナンスは必要
PCでTODO
ポイント
一元管理するべき
何でも掘りこむ
フォルダは細かくしすぎない
ファイル名にルールを
その他フォルダを作る
考える手間を減らす
バックアップも仕組化
PCでのメリット
ルーチンワークの展開が楽
温める時間が長いものもPCに入れる
自分宛てにメール入れて、再度見れるように
スケジュールを作成して
長期的な予定も
記憶する必要がなくなる
急ぎではないが継続的に考える必要のあるものも対象
作業系のこなし方
とにかく考えずに行う
優先順位も考えない
大きなタスク
細かいタスクに分ける
メール活用
相手が認識しやすい形
箇条書き利用
表を利用■
判断は５秒
３０分考えても、５分でも、５秒で結果は８割一緒
２４時間以内のルール
META
著書
泉正人
出版社
ディスカバー
