「仕組み」整理術

「仕組み」整理術
　　整理の必要性
　　　　目的
　　　　　　仕事を効率的に行うため
　　　　　　　　時間を捻出する
　　　　　　おぼろげな記憶で仕事は効率的にならない
　　　　方法
　　　　　　統一化
　　　　　　ルールを実践
　　　　　　無駄な時間を削減する
　　　　　　整理しすぎない
　　　　　　整理した時間を有効利用
　　　　対象
　　　　　　机、書類
　　　　　　時間
　　　　　　頭
　　　　　　PC、メール
　　　　出来ない人の傾向
　　　　　　仕事が遅く残業や休日出勤が続く
　　　　　　何かを探している時間が多い
　　　　　　忘れ物ケアレスミスが多い
　　　　　　頭の中で複数の仕事をしている
　　　　　　忙しい忙しいと言っている
　　机、書類の整理
　　　　ルーチン＋１
　　　　　　取り出す
　　　　　　使う
　　　　　　分類する
　　　　　　保管する
　　　　　　○捨てる
　　　　　　　　処理済み
　　　　　　　　重複した書類
　　　　　　　　もう使わない書類か
　　　　書類の種類
　　　　　　ストック
　　　　　　　　地価うちに使うもの
　　　　　　　　保管するもの
　　　　　　　　念のため取っておくもの
　　　　　　フロー
　　　　　　　　作業中のファイル
　　　　ツール
　　　　　　クリアファイルに保存
　　　　　　　　タイトルをつける
　　　　　　　　日付、名称
　　　　　　トレー
　　　　　　　　新着
　　　　　　　　保留
　　　　　　クリアブック
　　　　　　　　閲覧性が高い
　　　　　　　　背表紙にタイトルをつける
　　　　　　　　ハーフポケットを利用する
　　　　　　　　分類
　　　　　　　　　　すぐに見つけられるか
　　　　　　　　　　戻すときに迷わないか
　　　　　　　　　　探し出しやすいか
　　　　　　机の上
　　　　　　　　コクピットにする
　　PC
　　　　目的
　　　　　　作業系の脳みそにする
　　　　　　情報の一元管理
　　　　　　　　すべての情報を入れ込む
　　　　　　秘書やもう一つの脳のように使う
　　　　　　　　毎週１００個のTODO
　　　　使い方
　　　　　　フォルダを三段階
　　　　　　　　仕事
　　　　　　　　大分類フォルダ
　　　　　　　　　　会社別、ジャンル別など
　　　　　　　　小分類フォルダ
　　　　　　　　　　プロジェクト別
　　　　　　ファイル名のつけ方
　　　　　　　　ルール
　　　　　　　　　　日付
　　　　　　　　　　分類名、プロジェクト名
　　　　　　　　　　思いつきやすいキーワード
　　　　　　　　　　　　あとで検索するときのために
　　　　　　バックアップ
　　　　　　　　スケジュールを決めて定期的に行うこと
　　インプットする情報
　　　　情報量
　　　　　　増え続けている
　　　　　　重要なものはわずか
　　　　今後大事になる
　　　　　　本当に必要な情報だけを手に入れるすスキル
　　　　ツール
　　　　　　Newsの統合サイト
　　　　　　　　GoogleNewsなど
　　　　　　ブログリーダー
　　　　　　　　GoogleReaderなど
　　　　　　雑誌
　　　　　　　　定期購読して浴びる
　　　　　　　　多くの情報に触れるのが大事
　　　　　　メルマガ
　　　　　　　　通常使うMailer以外で受ける
　　　　　　　　仕事の妨げにならないように
　　　　　　テーマ
　　　　　　　　フィルターを自分の中で準備しておく
　　　　　　　　テーマというフィルターをもつと情報を精査出来る
　　　　　　情報スクラップツール
　　　　　　　　紙コピー
　　　　　　　　EMEMOPAD
　　　　　　議事録
　　　　　　　　仕組化
　　　　　　　　　　□TODO
　　　　　　　　　　●保留
　　　　　　　　　　★メモ
　　　　　　　　　　▼質問すること
　　メール
　　　　環境
　　　　　　日に５００件以上受ける
　　　　対策
　　　　　　３つのルール
　　　　　　　　その場で返信
　　　　　　　　開いたメールは一度しか読まない
　　　　　　　　短く簡潔に書く
　　　　　　　　例外：未対応のフラグを立てる
　　　　　　届いたメールにすぐに返信をする
　　　　　　　　拝見しました
　　　　　　　　折り返し返信します。
　　　　　　　　信頼関係の構築にもつながる
　　頭の中
　　　　目的
　　　　　　効率化
　　　　　　　　回転数を上げる
　　　　　　　　もやっとがあると上がらない
　　　　ツール
　　　　　　TODO
　　　　　　　　やるべきことをすべて書きだす
　　　　　　　　効果
　　　　　　　　　　懸念事項がなくなる
　　　　　　　　　　思い出す時間をゼロにする
　　　　　　　　　　目の前に仕事に集中できる
　　　　　　　　OUTLOOKおすすめ
　　　　　　　　　　定期的なタスクが作成できる
　　　　　　チェックリスト
　　　　　　　　仕事の標準化
　　　　　　　　　　単純作業の内容を明記
　　　　　　　　目的
　　　　　　　　　　同じように
　　　　　　　　　　その人の能力に頼らずに
　　　　　　　　　　確実に
　　　　　　　　仕組み
　　　　　　　　　　ルールが勝手に飛んでくる
　　　　　　　　　　OUTLOOKのTODO
　　　　　　会議
　　　　　　　　アジェンダの作成
　　　　　　　　目的
　　　　　　　　　　会議で漏れをなくす
　　　　　　アイデア
　　　　　　　　チェックリストを作る
　　　　　　　　　　漏れがないか
　　　　　　　　　　利益があるか
　　　　　　　　　　などなど
　　　　　　　　毎回精査する必要をなくす
　　　　　　モチベーションの維持
　　　　　　　　仕組みの一つ
　　時間
　　　　目的
　　　　　　時間の質に差を持たせる
　　　　　　作業系
　　　　　　思考系
　　　　ツール
　　　　　　作業系の仕事はTODO化
　　　　　　　　定期的なTODO
　　　　　　アイデア
　　　　　　　　TODOに入れる
　　　　　　　　定期的にアイデアの精査を行う
　　　　　　ルール
　　　　　　　　TODOに入れる
　　　　　　　　忘れてはいけないこと
　　META
　　　　著者
　　　　　　泉正人
　　　　出版社
　　　　　　ダイヤモンド社